通訊群組政策

本政策的最後更新日期為2024年7月1日

釋義

1. 本會將於以下通訊平台開設通訊群組：
   1. 「WhatsApp」；及
   2. 微信。
2. 本會將於通訊平台按其認為合適的用途，開設「群組」。
3. 群組的主題或名稱須包括「HKYHI」的英文字樣。
4. 群組的功能應於「群組資訊」中說明，本政策的連結亦須包括其中。
5. 本會將根據以下原則，邀請有關人士加入所需的群組：
   1. 由該人士提供的電話號碼，並於本會指明的通訊平台註冊同號碼的帳號；
   2. 經本會驗證該人士可經該帳號收發資訊；及
   3. 該人士通過適當的措施確保該帳號為其個人專用。
6. 本會將向獲邀人士發放加入群組的連結或二維碼，訊息如下：

你好，為方便【項目／活動名稱】的工作，本會誠邀     閣下加入本會的工作群組。加入連結為：【連結】 隨信附上本會《通訊群組政策》供你參考：https://hkyhi.xyz/通訊群組政策/ 如按連結加入，即代表     閣下同意《通訊群組政策》，感謝你的配合。

7. 凡加入本會通訊群組，即代表同意本政策。

管理員及其職守

8. 以下人士將獲委任為群組的「管理員」：
   1. 本會「管理員帳號」；
   2. 本會執行董事、秘書長；及
   3. 與該群組主題有關，並負責管理的本會成員。
9. 管理員將負責以下工作：
   1. 修訂群組的設定；
   2. 邀請、移除群組成員；
   3. 執行本政策；及
   4. 發放群組重要訊息。

群組成員的通訊守則

10. 群組的訊息應與本會有關為主。
11. 請勿向群組以外的人士，公開群組的對話內容。
12. 避免在群組進行個別成員的私人對話。
13. 請避免在群組使用語音訊息。
14. 請避免在群組發放以下資訊：
    1. 容易引起的爭拗的內容，包括但不限於價值觀、政治事務等；
    2. 與本會無關的商業資訊與任何形式的廣告（包括慈善、公益等的廣告）；
    3. 未經證實、容易引起誤會的資訊（包括但不限於虛假資訊、疑似詐騙）；
    4. 任何言語攻擊與侮辱誹謗；
    5. 可能違反香港法例第200章《刑事罪行條例》（第159AAB條窺淫）及第390章《淫褻及不雅物品管制條例》的物品（包括但不限於錄音、影片和以電子方式發布的刊物）；
    6. 節日祝賀（個別群組成員的生辰除外）；及
    7. 其他公認不適合出現於群組的內容。
15. 如群組成員違反本節的規定，管理員可以立即刪除訊息而不先行作任何通知。

「WhatsApp」群組成員通訊的最佳實踐

16. 電話號碼、個人頭像、顯示名字及狀態文字均可能會在群組內對所有成員顯示，請自行考慮如何保障個人私隱。
17. 所有本會的內部工作群組，應加至指明社群（WhatsApp Communities），包括：
    1. 「HKYHI工作群：香港史學後進協會」；及
    2. 「HKYHI參加者通訊群組」。
18. 開設群組應以有效溝通為最終目標，避免開設過多群組分散溝通。
19. 就本會事務而發岀的訊息，收訊者應於訊息發岀後24小時內作出適當回應（包括但不限於文字回覆、表情回覆、投票等）。
20. 如特定訊息較為重要，應使用「置頂」功能。
21. 如某成員發送的訊息不方便在群組直接回覆，可使用「私下回覆」功能。
22. 如發訊者有意發出一個稿件（可能是文字稿、圖片稿等），可在一個訊息中包括以下資訊：
    1. 該稿件的雲端連結；及
    2. 該稿件易於搜尋的名稱與關鍵字；
23. 如發訊者有意發送一張符合以下條件的圖片或語音訊息，可使用「閱後即刪」功能（One-time message）：
    1. 不適合被個別人士單獨保存；
    2. 不適合被廣泛傳播；及
    3. 沒有長期保存於群組的價值。
24. 發出「閱後即刪」圖片或語音訊息後，可同時多發一個文字訊息，描述該圖片或語音訊息。
25. 分享社交平台帖文時，可留意刪除添加在網址結尾的標記（Urchin Tracking Module，UTM），例如以下字元及其後面的標記：
    1. 「?xmt=」；
    2. 「?utm_source=」；
    3. 「?fbclid=」；
    4. 「?igsh=」；及
    5. 「?mibextid=」。
26. 如發訊者有意發起一項投票（意見調查），可遵循以下建議：
    1. 如該投票只有「是」及「否」兩種結果，請不剔選「允許選擇多個答案」；
    2. 如該投票為多項選擇，請剔選「允許選擇多個答案」，並增加選項：「已讀但沒有適合選擇」；
    3. 如該投票為從多個時間中協商共同時間，請適當地在主題及／或選項，提供具體的日期、時間及地點，供人選擇；及
    4. 如該投票涉及同一日中的多個時段，請適當地在主題及／或選項，提供不同時段，供人選擇。
27. 如本會須就特定事項諮詢群組成員意見，可於訊息後註明「如【成員的回應】，請於【日期時間】前回覆。否則將視作不反對。」
28. 為了保障群組成員的私隱，本會應開設社群（WhatsApp Communities），供群組成員獲悉資訊而毋須向第三人透露電話號碼、個人頭像、顯示名字及狀態文字。電話號碼、個人頭像、顯示名字及狀態文字均可能會在群組內對所有成員顯示，請自行考慮如何保障個人私隱。
29. 所有本會的內部工作群組，應加至指明社群（WhatsApp Communities），包括：
    1. 「HKYHI工作群：香港史學後進協會」；及
    2. 「HKYHI參加者通訊群組」。

群組的關閉及成員的移除

27. 本會有權關閉任何本會管轄的群組，及從中移除成員。
28. 群組關閉時，管理員應移除所有群組成員後，才退岀群組。
29. 移除群組成員的情況如下：
    1. 該成員已無相關的職守或身份；
    2. 該成員更換了相關帳戶；
    3. 該成員的帳戶因不可控的異常原因而須停用；及
    4. 該成員嚴重違反本政策。

微信通訊平台的增補指引

30. 個人頭像、顯示名字及狀態文字均可能會在群組內對所有成員顯示，請自行考慮如何保障個人私隱。
31. 成員可按以下方式發起「接龍」
    1. 在群組內：
       1. 點群聊天視窗最右邊的【+】，從右往左滑動，選擇【接龍】選項；或
       2. 在聊天視窗中輸入【#接龍】，然後選擇右邊的【進入接龍表格】；
    2. 完善接龍標題和接龍格式範例；
    3. 點右上角的【傳送】。